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Le 10 regole del networking: come uscire vivi dagli speed meeting

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Scritto da Angela

In questa stagione i calendari cominciano a popolarsi di trade show e conferenze, spingendo i professionisti di moltissimi settori a pianificare un viaggio dopo l’altro e a tornare immancabilmente in ufficio con le tasche gonfie di biglietti da visita destinati a essere utilizzati solo in minima parte. Questo perché, si sa, i momenti più interessanti all’interno di qualsiasi fiera o evento di settore sono sempre le sessioni di networking. Che si tratti di speed meeting a tempo o di eventi dai ritmi rilassati, nei quali si passa senza fretta da un interlocutore all’altro sempre con lo stesso cocktail in mano, sono quelli i momenti per i quali abbiamo speso i soldi dell’accreditamento. E diciamo la verità, a meno che la nostra azienda non abbia uno slot espositivo di rilievo, per quanto ci riguarda l’intero trade show potrebbe essere ridotto a un unico, enorme evento di networking, perché quello che davvero ci interessa (che interessa davvero tutti) è acquisire nuovi contatti che possano aiutarci a far crescere la nostra startup, a espandere il nostro mercato, a far conoscere il nostro brand o qualsiasi altro scopo ci siamo prefissati per la stagione. E allora la domande è: se gli eventi di networking sono così importanti, perché la maggior parte dei professionisti li affronta nel modo sbagliato? Se vi state chiedendo quale sia il modo sbagliato, sappiate che è quello che vi porta, dopo sei mesi, a guardare perplessi un biglietto da visita con la sgradevole sensazione di aver dimenticato qualcosa di importante. Esiste dunque un modo giusto di affrontare le sessioni di networking? Forse no, ma esistono alcuni accorgimenti che è opportuno prendere prima, durante e dopo.

1. Prima dell’evento: identificate obiettivi chiari

Prima di iscrivervi a una sessione di networking, fate una ricerca scrupolosa e scoprite tutto ciò che potete sull’evento. È utile alla vostra azienda? In che contesto si svolge? Quali vantaggi potete trarne? Quali sono i vostri obiettivi a breve, medio e lungo termine? In che modo questo evento vi avvicinerà al loro raggiungimento? Quanto è popolare l’evento nel vostro circolo professionale? Che reputazione ha? Le domande da fare sono molto più numerose, ma queste rappresentano un buon inizio. Sapere in modo chiaro e inequivocabile ciò che volete ottenere vi aiuterà a valutare il successo o il fallimento dell’impresa.

2. Informatevi sui partecipanti

La cosa più importante in un evento di networking, naturalmente sono i partecipanti. Se il trade show al quale vi siete iscritti non ha un database dei partecipanti a ogni evento (il che è una discreta pecca), cercate di scoprire per vie traverse chi parteciperà a cosa. Stilate una lista dei professionisti che volete incontrare e preparate per ognuno un piccolo brief con informazioni sulla sua attività e sui motivi per cui volete entrarci in contatto. Se ne avete la possibilità, rivolgetevi direttamente al coordinatore dell’evento per essere presentati alle persone che vi interessano, così da evitare di perdere tempo con gli interlocutori sbagliati in attesa di trovare quelli giusti.

3. Se il networking vi stressa, è meglio mandare avanti qualcun altro

Lo scopo di una sessione di networking non è quello di farvi passare una bella serata né di farvi rilassare. Per dare il massimo in una sessione di networking dovete essere concentrati e ragionare velocemente, il che è l’esatto opposto di uno stato di relax. Per questo motivo non capirò mai la logica per la quale si serve alcol agli eventi di networking. Certo, capisco che per alcuni trovarsi in una stanza piena di sconosciuti possa essere fonte di stress e che l’alcol aiuti ad allentare la tensione, ma probabilmente se siete tipi nervosi che sono a disagio in mezzo a un numero elevato di estranei non siete neanche le persone adatte per fare networking e fareste bene a concentrarvi su un accurato back office, lasciando le pubbliche relazioni a chi non le vive come un trauma. Se proprio dovete passare dal tavolo degli alcolici, siate certi di conoscere i vostri limiti e di non perdere mai di vista l’obiettivo della serata.

4. Durante gli incontri: mantenete il controllo della conversazione

Mantenere il controllo della conversazione non vuol dire monopolizzarla parlando di voi. Se siete talmente importanti da essere i più “corteggiati” dell’evento, è probabile che non abbiate neanche bisogno di andarci, ma se siete professionisti normali è probabile che il monologo interminabile del vostro pitch non vi attiri grandi simpatie, oltre a rischiare di farvi perdere tempo con le persone sbagliate. Concentratevi piuttosto sul fare domande all’interlocutore, in modo da stabilire il terreno comune sul quale costruire una possibile collaborazione, magari chiedendo in che modo potete essere di supporto o d’aiuto. Il pitch di vendita da ascensore, in questa circostanza, va lasciato a casa.

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5. Non siate gelosi dei vostri contatti: il vero scopo del networking

A volte, semplicemente, non siete la persona giusta, l’azienda giusta, con il profilo giusto, al momento giusto. Succede, non è colpa di nessuno, soprattutto se il vostro interlocutore ha bisogno di un tipo di supporto che voi non potete fornire. L’errore che molti commettono a questo punto è quello di terminare la conversazione e passare oltre. Se la persona con la quale state parlando ha comunque un profilo professionalmente interessante, il fatto di non poter collaborare direttamente in quel particolare momento non è un buon motivo per abbandonare l’incontro. È infatti statisticamente probabile che conosciate qualcuno nel vostro settore in grado di fornire il tipo di collaborazione richiesto dal vostro interlocutore. Connettere due realtà professionali che possono trarre beneficio dalla reciproca cooperazione, anche se non vi porta un vantaggio immediato, vi farà percepire come un collaboratore dal supporto risolutivo e consoliderà i vostri rapporti con entrambe le parti. È un investimento a lungo termine nella vostra reputazione.

6. L’arte di mettere gli altri a proprio agio

L’esercizio che dovrete fare più spesso nel corso degli eventi di networking è quello di mettervi nei panni altrui. Quello che conta non è l’ammirazione che riuscirete a suscitare, ma la vostra capacità di mettere gli altri a proprio agio. Un interlocutore gratificato dall’interazione ha molte più probabilità di essere pronto e disponibile al follow-up rispetto a un interlocutore che si sia sentito annoiato o intimorito. Cercate di collegare la vostra esperienza personale passata e presente a questo tipo di situazioni. Quali sono gli interlocutori che avete ricontattato o ai quali avete risposto più volentieri? Con quali siete ancora in contatto? Quali sono le caratteristiche comuni a tutte le vostre interazioni nate in una sessione di networking e andate a buon fine? E quali invece non vi hanno soddisfatto? Porvi questo tipo di domande e provare a rovesciare la prospettiva vi aiuterà a mettere in atto comportamenti virtuosi al prossimo networking.

7. L’errore da non commettere

Non abbandonate mai una conversazione perché avete notato la presenza di un interlocutore che reputate più importante o più interessante. Questo tipo di atteggiamento vi attira un tipo di ostilità duratura che può danneggiare il vostro business, nel lungo periodo, ben più di quanto non possa fare un contatto mancato. Proprio per questo dovete scegliere con molta cura il tipo di contatti da costruire: è molto meglio interagire con pochi addetti ai lavori autenticamente rilevanti piuttosto che parlare con tutti per cinque minuti e sprecare la maggior parte del vostro tempo con contatti che non vi servono, per poi lasciare a metà una conversazione per iniziarne un’altra.

8. Prendete appunti

Dopo ogni incontro, prendete appunti sull’interlocutore e sul contenuto della conversazione. Il vostro cervello proverà a dirvi che potete permettervi di rimandare gli appunti alla fine della giornata, che sicuramente guardando i biglietti da visita ricorderete tutte le cose importanti: sta mentendo. Il sovraccarico di informazioni vi porterà con ogni probabilità a dimenticare qualche elemento essenziale dell’interazione, a confondere un interlocutore con un altro o semplicemente a stilare un elenco incompleto dei vostri incontri della giornata. Non date retta al Lucignolo interiore che alberga nella vostra testa. Prendete appunti, sempre.

9. Evitate le distrazioni

Tutti gli argomenti sul multitasking non riusciranno a cambiare un fatto semplicissimo: parlare con qualcuno senza dargli la propria totale attenzione è un gesto molto maleducato. Controllare lo smartphone, guardarsi intorno alla ricerca di qualcuno o qualcosa, lasciarsi distrarre da altri e anche semplicemente prendere troppi appunti e mancare di guardare negli occhi l’interlocutore sono atteggiamenti che mettono a disagio e generano un senso di rifiuto e ostilità. La conversazione può anche essere breve, non deve prolungarsi all’infinito, ma per tutta la sua durata l’interlocutore deve essere il centro del vostro universo, altrimenti il follow-up svanirà misteriosamente – e giustamente -fra le email non lette.

10. Follow-up: quando e come

Come dopo un primo appuntamento, non c’è nulla di male a richiamare per primi, ma ci vuole il giusto equilibrio. Scrivere la sera stessa dell’incontro vi farà sembrare invadenti, assillanti e vagamente disperati, lasciar passare una settimana darà l’impressione che siate poco attenti, disorganizzati o che l’incontro non sia stato significativo. Cercate di ricontattare tutti gli interlocutori che vi interessano entro al massimo tre giorni dalla fine dell’evento e inserite sempre nella prima email di follow-up un breve sommario dell’interazione avuta e delle conclusioni tratte, seguito da una call-to-action elegante ma decisa, che spinga l’interlocutore a passare alla fase successiva dell’interazione.

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Informazioni sull'autore

Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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