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Eventi Formazione

3 modi per rispettare il budget

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Scritto da Francesca

budget-travelCome ben sappiamo ogni evento necessita di un budget prestabilito che permette di comprendere fin dall’inizio la portata della kermesse, cosa è possibile affrontare con una determinata cifra e cosa invece occorre eliminare perché al di fuori delle nostre finanze.

In questi casi un budget planning potrebbe aiutarci a monitorare la cifra che abbiamo a disposizione suddividendola tra fornitori, affitto della sala, catering e tutto ciò che è strettamente connesso alla realizzazione dell’evento.

Esamina le spese

Nella fase iniziale di progettazione dell’evento occorre avere ben chiaro il budget a disposizione. Ogni singolo elemento del vostro avvenimento deve essere monitorato attraverso una semplicissima checklist da tenere sempre con voi, in cui ad ogni voce farete corrispondere il budget che essa richiede.
Capita molto spesso di lavorare con gli stessi fornitori e di conoscere già in precedenza il loro modo di lavorare e, di conseguenza, anche il loro costo.
Elemento importante: ogni fornitore è differente dall’altro sia nel modo di porsi che in quello di interagire lavorativamente per questo motivo si suggerisce la compilazione di una piccola lista all’interno della quale appariranno tutti i fornitori ed il loro corrispettivo compenso oltre che, cosa da non sottovalutare, il metodo di pagamento.

Stabilisci gli obiettivi e misura il ROI

Una volta fatta un’idea del budget a disposizione e creata una lista di tutti i vostri fornitori che dovrete pagare procedete e misurate ciò che in termini tecnici viene chiamato ROI (Return on Investment) ossia il ritorno sugli investimenti fatti.
Se state organizzando una conferenza aziendale e state vendendo i pass per i partecipanti tentate di monitorare quanti ospiti si sono registrati dal momento in cui avete lanciato online la campagna di adesione all’evento.
Tenete sempre presente l’obiettivo finale e cercate di perseguirlo monitorando costantemente il budget seguendo questi passaggi:

  • portate sempre con voi il famoso foglio sul quale avete riportato, passo dopo passo, il vostro budget planning
  • aggiornatelo costantemente in modo da avere sempre una costante e chiara visione del denaro speso e di ciò che invece avete ancora a disposizione
  • se notate che vi occorrono elementi che non sono stati considerati nel corso della stesura del budget plannig cercare di organizzare un piccolo incontro con il team che organizza l’evento oppure con colui che monitora tutti gli aspetti della kermesse in modo da parlare direttamente con lui e tentare di comprendere se si tratta di un elemento che occorre aggiungere senza alcuna discussione oppure del quale si può fare a meno. Ricordatevi che per colui che organizza l’evento superare il budget iniziale non è mai positivo.

Crea un piano d’azione

Rispettare il budget è uno degli elementi principali può però accadere, come anticipato, che ci siano spese extra da affrontare ed è per questo motivo che si consiglia di stanziare un piccolo fondo d’emergenza da utilizzare solo in casi di stretta necessità, emergenze che dovrebbero essere previste da chi gestisce l’intera somma.
Per questo motivo sarebbe utile creare un piccolo event survival kit per tutti coloro che lavorano alla realizzazione della kermesse in modo che nessuno rimanga disorientato in caso di cambi di programma o di budget.

In conclusione vi ricordiamo che il budget dell’evento deve essere stabilito a partire dalle prime fasi di progettazione della kermesse. Una volta stilata la vostra checklist, della quale abbiamo parlato in precedenza, potete partire con il suddividere il denaro a disposizione in base al numero di fornitori con i quali sarete in contatto tenendo bene tracciati i pagamenti, le spese extra.
Seguendo questi piccoli e semplici passaggi riuscirete a gestire in maniera perfetta il vostro budget affrontando, senza alcun timore, anche problematiche dell’ultimo minuto.

 

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Francesca

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