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Direttori di location VS Agenzie di eventi: l’importanza del dialogo

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Scritto da Stefano

La scelta di una location adatta per le esigenze del cliente è il punto di partenza per la buona riuscita di un evento.
Questo, rientra sicuramente tra i punti fermi che, chi organizza eventi, deve sapere.

Invece, un aspetto importante a cui spesso non viene dato il giusto peso, è la capacità di creare un rapporto collaborativo tra agenzie di eventi e responsabili della location. L’enorme vantaggio che ne deriva, sarà un risparmio di tempo notevole che ci permetterà di sfruttare altre opportunità.

Partendo dal planning fino ad arrivare alla “regia” stessa dell’evento, è importante coltivare un rapporto di fiducia e collaborazione, in primis per assicurare al cliente la piena riuscita dell’evento e, in secondo luogo, per sfruttare le opportunità che si vengono a creare da un rapporto proficuo.

Dialogo proficuo tra organizzatori e location porta due vantaggi preziosi.

Dialogo proficuo tra organizzatori e location porta due vantaggi preziosi.

La capacità di lavorare insieme è fondamentale perché nell’organizzazione di eventi, agenzie e titolari di location sono due entità complementari; dal momento che le società di eventi permettono alle location di incrementare il loro business e viceversa, le location assicurano agli event manager la possibilità di organizzare eventi.

Il vantaggio di instaurare un rapporto di collaborazione attivo presuppone un certa flessibilità da parte di entrambi.
Flessibilità significa comprendere e analizzare le richieste del cliente e cercare, da parte di entrambi, di soddisfarle il più possibile e nel migliore dei modi. Questo garantirà al cliente finale una totale soddisfazione dei fornitori scelti e, al binomio location/agenzia, la fidelizzazione del cliente.

Pertanto, se vogliamo risparmiare del tempo nel nostro lavoro e poterlo investire in altri progetti, dobbiamo essere in grado di creare un rapporto, tra noi e i direttori delle location, il più collaborativo possibile perché chi fa il nostro lavoro è sempre a corto di tempo e la possibilità di guadagnare qualche ora, grazie all’aiuto di un responsabile di location collaborativo, è davvero un vantaggio impareggiabile.

Pensate solamente ai sopralluoghi tecnici, dove la nostra presenza non è essenziale; questi possono essere gestiti con una nostra telefonata, da un titolare di location con cui abbiamo instaurato un rapporto collaborativo.

A volta la mancanza di tempo fa si che questo dialogo non ci sia con un risultato catastrofico, ovvero l’ulteriore perdita di tempo da parte di entrambi e l’iniziale malcontento del cliente. Se poi ognuno pensa di muoversi indipendentemente dall’altro e come meglio crede, si arriverà al punto di riprogrammare alcune fasi dall’inizio e anziché avere la strada in discesa, sarà una corsa a ostacoli che metterà a rischio la riuscita dell’evento.

Naturalmente, il discorso può applicarsi a tutti gli altri fornitori che partecipano alla realizzazione dell’evento, ma di questo ne parleremo in un altro articolo.

Voi che rapporti avete con i direttori delle location con cui collaborate ?
Cosa consigliate per instaurare un rapporto di collaborazione proficuo tra agenzie di eventi e chi gestisce la location?

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