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Formazione

Gli imprevisti: come gestirli

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Scritto da Francesca

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Parlando di eventi è quasi impossibile non parlare anche di imprevisti: non importa quanto si è preparati, quanto si è lavorato per la sua realizzazione, i problemi dell’ultimo minuto si presentano in maniera quasi matematica ed inaspettata.
Un event planner può essere definito tale se in grado, oltre che ad organizzare nei minimi dettagli una kermesse, anche di gestire qualsiasi complicazione legata all’evento, da un piccolo imprevisto ad un guasto tecnico importante.
Sembrerà strano ma l’80% delle problematiche che possono presentarsi nel corso di un avvenimento non vengono notate da parte degli invitati, tutto sta nella bravura dell’event planner e del suo staff a fare in modo che tutto vada avanti senza che nessuno si accorga di nulla.
Di seguito un elenco di situazioni in cui gli imprevisti possono essere gestiti seguendo piccolissime regole e consigli.

Effettuate più di un back-up

Può capitare che una volta chiamato il pubblico ad assistere ad una piccola presentazione audio e video improvvisamente il computer sul quale è stato caricato il tutto per qualche motivo non accenni ad accendersi. In questo caso non avete alcun materiale da presentare ai vostri invitati e una crisi di panico è quasi inevitabile.
Indipendentemente dalla tipologia di evento sarebbe opportuno salvare in precedenza su una chiavetta USB o su DVD tutto ciò che vi occorre in modo da tenere tutto pronto nel caso si presentassero problemi tecnici di qualsiasi tipo.

Lavorate con esperti professionisti

Durante un evento può capitare che colui impegnato a tenere il discorso già preventivamente organizzato decida di parlare al pubblico con l’ausilio di una semplice lampada da scrivania, senza l’utilizzo di alcun microfono: una situazione insostenibile che potrebbe indispettire il pubblico presente.
Come risolvere questo inconveniente? Grazie al vostro staff di tecnici che, in pochissimo tempo, metteranno a disposizione un microfono rendendo il discorso facilmente comprensibile.

Utilizzate metodi vecchio stile

Avete noleggiato una macchina con conducente che trasporti i vostri ospiti da un luogo di ritrovo al vostro evento? Prima assicuratevi che il guidatore abbia tutti gli strumenti del caso per raggiungere la location: mappe, stampe della strada corretta da seguire, fino ad arrivare al navigatore.

Contatti a portata di mano

Ricordate di richiedere e portare sempre con voi i diversi recapiti dei membri del vostro team, degli speakers, di eventuali ospiti, questo vi permetterà di contattarli in qualsiasi momento evitando contrattempi o altri problemi di diverso tipo.

In conclusione sono due gli aspetti che fanno di un event manger un professionista:

  • preparazione nel gestire qualunque imprevisto
  • azione immediata per risolverlo

Un ultimo consiglio: ogni evento dovrebbe avvicinarsi ad essere perfetto ma occorre ricordarsi che la kermesse perfetta, senza intoppi, non esiste.
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