Meeting Trade show

I 4 meeting da evitare a ogni costo

meeting da evitare
Scritto da Angela

L’autunno, per molti, è sinonimo di trade show e quindi di meeting. Incontrare sconosciuti con l’intento di incrementare il proprio volume d’affari è interessante e stimolante di per sé le prime due o tre volte che lo si fa, dopo di che si tende a costruirsi una propria routine, come in tutte le cose. Una delle prime capacità da affinare, se si vuole trarre il meglio dal tempo trascorso fra stand e pop-up bar, è quella di identificare al volo le offerte di meeting che è meglio declinare, perché le probabilità che questi incontri si traducano in risultati apprezzabili sul piano lavorativo sono praticamente nulle. Per quanto le fiere siano contesti molto specifici, le conoscenze e le abilità che si sviluppano in queste occasioni si rivelano utili anche nella pratica lavorativa quotidiana e costituiscono un corso accelerato sull’arte di non sprecare il proprio tempo. Altre nozioni, che ho acquisito nella mia personale esperienza, limitata per lo più ai trade show dell’industria discografica, includono il fatto che gli stand ungheresi tendano ad avere i gadget migliori, che le delegazioni catalane portino in giro per li mondo sempre lo stesso pannello stampato da almeno dieci anni e che il catering degli stand svedesi includa spesso dei superalcolici. Riconosco tuttavia che queste nozioni possano non essere utilissime nella vita di tutti i giorni. Ecco quindi un piccolo compendio dei meeting che vanno sempre evitati, non solo in fiera, ma anche in ufficio, a casa, al bar, in treno, in palestra e in cima al Monte Everest.

1. La mail a tappeto: “cari colleghi…”

Questo tipo di contatto è tipico dei trade show che mettono a disposizione dei delegati, al momento dell’iscrizione, un database con le schede di tutti i partecipanti. Questo database è uno strumento prezioso, che andrebbe usato con cognizione di causa, per identificare e avvicinare interlocutori con i quali è effettivamente possibile, almeno in teoria, una collaborazione proficua per entrambe le parti. Sfortunatamente non tutti hanno familiarità con la sublime arte di non abusare delle informazioni di contatto altrui, con la conseguenza che ogni iscrizione al database di un trade show risulta in un numero variabile di email copia-incollate che iniziano con “cari colleghi”, “to whom it may concern” e variazioni sul tema in varie lingue. A inviare questo tipo di messaggio sono in genere i fornitori di servizi o prodotti non particolarmente targettizzati (sempre più spesso startup tecnologiche con funzioni di networking più o meno specifico per l’una o l’altra industria, servizi di sicurezza o servizi finanziari) che non hanno potuto o voluto organizzare una presentazione. Accettare un meeting di questo tipo equivale, nella migliore delle ipotesi, ad ascoltare un commerciale non particolarmente appassionato che vi propone un pitch scritto e imparato a memoria, senza nessuna attinenza con voi o la vostra professione e a passare i successivi venti minuti a cercare di liberarvi dalla pressione di acquistare o sottoscrivere qualcosa, per poi concludere l’esperienza con il polveroso trucco di farsi lasciare delle brochure che verranno dimenticate nella stanza d’albergo. Questo non è un meeting, è l’equivalente lavorativo dell’accettare un volantino da un distinto signore che vi ferma per strada predicendo l’apocalisse. Chi propone prodotti o servizi in modo serio, solitamente organizza una presentazione all’interno del calendario del trade show, così da proporre il pitch una volta sola a un pubblico ampio e poi accogliere domande e osservazioni specifiche dagli intervenuti.

2. Il maleducato, che cancella o sposta il meeting a meno di 24 ore dall’appuntamento

Non importa se siate stati voi o il vostro interlocutore a richiedere il meeting: spostare o cancellare un appuntamento con poco anticipo o più di una volta, a meno che le ragioni non siano gravi e oggettivamente comprovabili, è sempre indice di scarso rispetto e serietà. Avete a che fare con qualcuno che non attribuisce alcuna importanza al vostro tempo o che comunque lo considera di valore inferiore al suo. Questo atteggiamento, dimostrato all’inizio di una relazione lavorativa, tende a non migliorare, anzi è quasi certo che sia destinato a esacerbarsi nel tempo. Se un meeting viene cancellato il giorno prima senza una spiegazione adeguata, fatevi un favore: non fissatene uno nuovo. La vostra relazione lavorativa con quel particolare interlocutore ha enormi probabilità di ridursi comunque a una frustrante e protratta perdita di tempo. Fra le ragioni accettabili per una cancellazione improvvisa: “sono bloccato in Islanda e un vulcano ha appena eruttato”, “sono stato rapito dagli alieni e adesso la CIA vuole farmi alcune domande”, “è in corso una rapina ai miei danni e un giovanotto mi ha appena chiesto di consegnargli il telefono”. Nell’ultimo caso è accettabile il ritardo, ma non la cancellazione.

3. Il pigro, che vuole condividere il risultato senza aver preso parte al lavoro

Non conosco un solo professionista che non detesti questo genere di interlocutore. Il pigro, in genere, è qualcuno che ha iniziato di recente a lavorare nel vostro settore, probabilmente non è neanche un vostro concorrente in senso stretto, ma non è neppure un vostro amico, non ha mai lavorato con voi né ha manifestato il desiderio di farlo, però ha bisogno del vostro aiuto. Non fraintendetemi: non ho nulla contro l’aiutare il prossimo, ritengo anzi che si tratti di un modo nobilissimo di impiegare il proprio tempo. Quello che trovo inopportuno è consegnare i risultati del mio lavoro in mano al primo che passa semplicemente per risparmiargli la fatica di fare da sé. Il pigro lo avete incontrato a qualche evento mondano, vi è stato presentato, avete scambiato due battute e i rispettivi biglietti da visita e poi avete proseguito la serata senza rivolgervi la parola. Qualche giorno dopo, il pigro vi scriverà una mail esordendo con qualche riga di complimenti per il vostro ultimo lavoro, esprimerà ammirazione per le vostre abilità, presenterà con modestia il proprio business emergente e poi, finito il preambolo, vi chiederà un incontro e un paio di favori. I favori consistono di solito non in consigli (che sarebbe legittimo richiedere), ma nell’introduzione a contatti che il pigro potrebbe cercare da sé o nella spiegazione di procedure che potrebbe fare la fatica di studiare, esattamente come avete fatto voi. Questo è il tipico esempio di meeting che non s’ha da fare: aiutarsi è bellissimo, ma farsi passare i compiti per pigrizia non è un atteggiamento professionalmente rispettabile. C’è stato un tempo in cui questo tipo di contatto mi mandava su tutte le furie e mi spingeva a rispondere spiegando nel dettaglio perché la richiesta di incontrarsi partiva da un presupposto sbagliato. Ho poi capito che il tempo speso a rispondere era perso tanto quanto quello che avrei dovuto investire in un ipotetico meeting, e ho iniziato a mentire, liquidando l’interlocutore in due righe nelle quali negavo di avere le conoscenze, le competenze o i contatti richiesti. Ecco, adesso sapete la verità.

4. L’amico dell’amico: “tu, intanto, parlaci…”

Tutti abbiamo un amico pieno di buone intenzioni, che non ha capito benissimo cosa facciamo, ma che trova il nostro lavoro genericamente affascinante e muore dalla voglia di dare il suo contributo in qualche modo. Per chi lavora nel mondo delle arti e dello spettacolo, gli amici appartenenti a questa categoria si misurano non in numero assoluto, ma in frequenza mensile. L’amico entusiasta ha sempre a sua volta un altro amico, nipote, vicino di casa o parente acquisito che fa un altro lavoro che lui non ha ben chiaro e lui ne deduce, naturalmente, che si tratti del nostro stesso lavoro. Quando sentite un discorso che inizia con “ho un amico che devi assolutamente conoscere, fa il tuo stesso lavoro, potreste fare delle cose insieme” datemi retta: scappate senza voltarvi. Non argomentate, non cercate di uscirne in modo signorile, non chiedete informazioni e non cercate di spiegare al vostro interlocutore perché un trombettista jazz non fa lo stesso lavoro di un animatore di feste per bambini. Se la conversazione arriva alla fatidica frase “Poi questi dettagli li vedete fra voi, tu intanto parlaci…” è troppo tardi. Non potrete dire di no senza sentirvi maleducati e finirete intrappolati nel vostro stesso ufficio o al tavolo di un bar, dove perderete almeno un’ora della vostra vita ad annegare nell’imbarazzo, fingendo di interessarvi a un’attività che non avete mai desiderato approfondire e della quale non sentirete parlare mai più.

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Informazioni sull'autore

Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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