Cene natalizie

Il momento giusto per organizzare la cena di Natale? È adesso.

cena di natale aziendale
Scritto da Angela

Ve l’ho già detto ad agosto che era ora di preoccuparvi degli eventi di Natale. Pensavate forse che l’angoscia della pianificazione fosse finita? Niente affatto: è tempo di ricordarvi che, se siete i fortunati ai quali spetta l’ambito compito di organizzare la cena di Natale aziendale, siete quasi in ritardo nella prenotazione del ristorante e nell’organizzazione logistica dell’evento. Quasi. Molto dipende, ovviamente, dalla dimensione della tavolata e dalle particolari esigenze che il vostro gruppo potrà avere da qui a un paio di mesi. Quindi eccoci qui: avete appena fatto l’abitudine agli spot pubblicitari per i diari scolastici in tv e state già osservando con ansia le strade della vostra città, pronti a protestare quando i primi addobbi natalizi verranno esposti, a ottobre. Quest’anno ci pensiamo noi a battere tutti gli altri. Pensandoci con largo anticipo, tuttavia, potreste davvero risparmiarvi un’esperienza organizzativa estremamente stressante. Se questo non è il vostro primo anno da organizzatori della vostra cena di Natale aziendale, avete dei vantaggi di partenza: sapete già quali errori non commettere. Se invece non avete nessuna esperienza precedente in materia di organizzazione di eventi, eccovi una piccola guida all’organizzazione di una cena di Natale.

1. Non è mai troppo presto per pensare al Natale

Non importa quanto vi sentiate ridicoli a cominciare a parlare della cena di Natale mentre avete ancora i condizionatori accesi: c’è sicuramente qualcuno che l’ha fatto prima di voi. Questo qualcuno probabilmente ha già prenotato proprio quella sala perfetta, nel ristorante sul quale avevate messo gli occhi l’anno scorso, giurando che quest’anno non avreste permesso a nessuno di battervi sul tempo. Settembre, sull’onda del ritorno dalle vacanze, è il momento ideale per iniziare a programmare l’evento. Prima di tutto perché non siete ancora rientrati nel vortice della routine e, si presume, state ancora godendo di quella piacevole energia che caratterizza i primi giorni di lavoro dopo le ferie. In secondo luogo perché la maggior parte devi vostri colleghi non avranno ancora preso impegni inderogabili per le feste natalizie. Questo vuol dire che vi sarà potenzialmente più facile scegliere una data senza doverla cambiare una dozzina di volte nel tentativo (vano) di non interferire con i programmi familiari di tutti i vostri colleghi. Il che ci porta al punto 2.

2. Non è possibile accontentare tutti, quindi non provateci

Più ci si avvicinerà a dicembre e meno opzioni avrete: i ristoranti e i locali verranno progressivamente prenotati e il numero di date disponibili si ridurrà drasticamente. Se cercherete di accontentare tutti, nessuno escluso, vi ritroverete il 15 di dicembre a non aver ancora fissato una data precisa, garantendovi così una drammatica debacle. Individuate una manciata di date potenziali e inviate quanto prima l’elenco agli invitati, specificando una deadline per la risposta. In questo modo riuscirete in tempi brevi ad avere un’idea chiara di quale data metta d’accordo il numero più alto di persone. Rinunciate immediatamente a trovare una data che vada bene per tutti: è statisticamente impossibile che ci riusciate, a meno che nel vostro ufficio non lavorino fra le tre e le cinque persone, ma in quel caso l’intero sforzo organizzativo non vale l’impegno che state impiegando nella lettura di questo articolo, quindi tanto vale che vi rimettiate a lavorare.

3. Il budget (e l’arte di organizzare la cena di Natale a gennaio)

Organizzare la cena natalizia aziendale ti stressa? Ci pensiamo noi!

Come in ogni sforzo organizzativo, fra il dire e il fare c’è di mezzo il budget. Prenotare con largo anticipo ha naturalmente anche lo scopo di ottenere condizioni economiche migliori di quelle che vi sarebbero imposte con una prenotazione dell’ultimo momento. Anche il giorno della settimana scelto per l’evento influirà sul costo finale: se il fine settimana è più popolare, un lunedì o un martedì risulteranno senza dubbio più economici. Se scegliete un giorno all’inizio della settimana, mettete in conto defezioni e scarsa produttività sul lavoro per il giorno successivo: accettabile se il vostro è uno di quegli uffici che, a ridosso delle vacanze natalizie, vivono quell’atmosfera da fine dell’anno scolastico che vede il lavoro passare in secondo piano rispetto alle pause caffè. Ci sono anche alcuni temerari che organizzano le cene di Natale a gennaio, subito dopo il rientro dalle vacanze, per iniziare l’anno con un momento di convivialità e leggerezza, prima di rituffarsi in quei lunghissimi mesi che separano la pausa natalizia da quella pasquale e dai primi caldi della primavera. Ancora qualche considerazione sul budget: se avete bisogno di risparmiare, piuttosto che accontentarvi dell’offerta base di un ristorante di fascia alta – vino di minore qualità, menu fisso con meno opzioni – scegliete un ristorante a conduzione familiare, magari tipico, anche un po’ fuori mano, puntando tutto sul fascino e sul gusto genuino delle tradizioni enogastronomiche locali. Infine, se non potete permettervi di accomodare anche partner, coniugi e figli dei vostri colleghi, specificatelo immediatamente e senza imbarazzi: è vero che la cena di Natale serve a ringraziare lo staff per il buon lavoro svolto, ma questo non vuol dire che siate tenuti a intaccare il budget per mettere a tavola il doppio dei convitati.

4. Intrattenimento

Non è obbligatorio, ma aiuta. Gli eventi migliori, quando si tratta di creare un’atmosfera conviviale, sono quelli a tema. Certo, per una cena non potete chiedere ai vostri colleghi di presentarsi vestiti da Elvis, ma potete comunque creare un filo conduttore della serata. Potete lasciare che sia il locale a suggerirvi qualche opzione, magari studiando insieme un menu speciale e puntando sugli allestimenti della sala. Se avete la possibilità di selezionare un intrattenimento musicale, usatelo per rafforzare il messaggio del tema che avete scelto: l’atmosfera giusta permetterà a tutti di godersi la cena di Natale vivendola come una piacevole occasione per imparare a conoscere meglio i colleghi e non come una noiosa costrizione. Sicuramente in questo momento starete pensando che, quando si organizza una cena fra colleghi, l’intrattenimento viene da sé: si scherza, ci si prende affettuosamente in giro, ci si sfida a vicenda a non parlare di lavoro per cinque minuti e, man mano che si consumano le bottiglie di vino, si scivola nel tipo di umorismo che di solito in ufficio non funziona. Tutto molto vero, per i team che si conoscono da moltissimo tempo. Se però nel vostro gruppo di lavoro ci sono degli elementi nuovi, questo tipo di cameratismo può trasformare la loro cena di Natale in un incubo. Non c’è niente di peggio, infatti, che inserirsi in un gruppo che ha già una propria familiarità ed essere l’estraneo a una tavolata di amici. Il nuovo arrivato finirà per trovarsi in un angolo a guardare il telefono, mentre i suoi colleghi si scambiano battute su episodi accaduti alla cena di Natale di sei anni prima. Inserire un elemento di maggior controllo, per esempio nella forma di una serata a tema, permette a tutti di avere un terreno comune dal quale partire, qualcosa su cui concentrare l’attenzione e anche di cominciare a costruire esperienze comuni che cementino la coesione all’interno del gruppo.

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Informazioni sull'autore

Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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