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Organizzare eventi e anniversari: come si rafforza un team

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Scritto da Angela

Nella vita di un’azienda, come nella vita di ognuno di noi, ci sono eventi e traguardi che meritano di essere festeggiati. La differenza fondamentale sta nel fatto che, mentre io posso permettermi di dire, per esempio, che il primo che si azzarda a fare anche solo un commento sul mio prossimo compleanno sarà inseguito con un bulldozer, un’impresa commerciale ha tutto l’interesse a celebrare le date importanti. Organizzare eventi per ricorrenze, premiazioni, cerimonie e anniversari è un esercizio complesso e importante, che non si riduce alla scelta del catering e alla stampa degli inviti. Si tratta infatti di affermare la filosofia intera di un’impresa e il tipo di comunicazione che si mette in atto è diverso dal solito. Se gli sforzi del marketing sono solitamente diretti a trasmettere i valori dell’azienda verso l’esterno, allo scopo di aumentare sia le vendite che il valore e la reputazione del marchio, in questo caso la comunicazione deve essere diretta all’interno. A ricevere il messaggio e a condividere quei valori devono essere coloro che dell’azienda fanno parte. Fare parte di qualcosa e sentirsi parte di qualcosa non sono sinonimi. Nella differenza fra queste due espressioni sta tutto il senso dell’organizzare eventi per i propri dipendenti e colleghi. Non basta un biglietto da visita per sentirsi parte di qualcosa. Quella che segue non ha la pretesa di essere una guida esaustiva all’organizzazione di eventi, ma una rapida lista preliminare di ciò che è importante tenere a mente prima di iniziare.

Organizzare eventi per celebrare i risultati raggiunti: l’importanza dell’inclusione

Una premiazione è per sua stessa natura un evento complesso e potenzialmente pericoloso per la cultura aziendale. Dal momento che non ci troviamo in un film americano, la competizione non funziona come nei film. L’ultimo della classe, nel guardare il primo che riceve un premio, non si sente ispirato a fare meglio. Chiunque vi abbia detto che il buon esempio è un motivatore sufficiente mentiva o non sapeva di cosa stava parlando. Questo vuol dire che non si devono organizzare eventi volti a premiare e sottolineare i risultati migliori? Naturalmente no. Quello che occorre tenere a mente, quando si vuole celebrare un traguardo raggiunto, è che si sta sottolineando l’importanza del potenziale umano dell’azienda stessa. Sono le persone a ottenere i risultati e anche se a tagliare il traguardo sono in pochi, non bisogna mai dimenticare l’importanza di tutti coloro che hanno contribuito allo sforzo comune. Se, quindi, è giusto offrire un premio speciale a chi abbia raggiunto obiettivi importanti o fornito prestazioni eccezionali, è indispensabile fare in modo che la celebrazione degli uni non diventi un’esclusione degli altri.

Ricorrenze, feste e anniversari: rafforzare l’identità del brand

Gli eventi più tradizionali, come la celebrazione di ricorrenze o anniversari, possono sembrare meno controversi di una premiazione, poiché manca l’elemento della competitività. In realtà anche questi eventi presentano una serie di sfide, per quanto meno evidenti. Tutte le volte che l’intera forza lavoro della vostra azienda – che si tratti dei due commessi del vostro negozio o dei trecento dipendenti della vostra impresa di servizi – si trova riunita in un solo posto, l’identità del vostro brand può rafforzarsi o indebolirsi. Non è un caso se marchi come Starbucks tendono a brandizzare le aree alle quali il pubblico non ha accesso tanto quanto le vetrine a fronte strada. Ciò che il personale vede e sente e il modo in cui percepisce l’azienda condizionano fortemente il livello di servizio e anche la percezione esterna del brand. Per questo motivo anche organizzare eventi semplici come feste di natale o anniversari dell’inaugurazione ha un’importanza fondamentale. Il modo in cui gli invitati reagiranno all’evento e il modo in cui si rapporteranno l’uno con l’altro può condizionare la vita successiva dell’azienda per mesi.

Dove, quando e perché

Questi fattori sono essenziali alla buona riuscita dell’evento e disastrosi da sbagliare. Scegliere la data o l’orario sbagliato o selezionare una location inadatta ai propri scopi e valori sono vere e proprie ricette per il fallimento. Certo, in alcuni casi la data è quasi obbligatoria, come nel caso degli eventi stagionali, ma il tempismo dell’organizzazione resta comunque un aspetto delicato. Iniziare a pianificare troppo in anticipo, infatti, farà perdere rilevanza alla ricorrenza stessa, mentre scegliere una data troppo vicina nel tempo vi espone al rischio che i vostri invitati abbiano già fatto altri programmi. Allo stesso modo una location sproporzionata vi creerà una serie di problemi logistici ma anche di immagine. Se è facile immaginare le controindicazioni della scelta di una location troppo grande o troppo piccola, è meno immediato calcolare le conseguenze di una scelta che sia stilisticamente incompatibile con il vostro marchio. Se Greenpeace organizzasse un evento in un hotel di proprietà di una catena dalle politiche ambientali notoriamente discutibili, per esempio, la filosofia stessa dell’impresa verrebbe messa in discussione e lo stesso criterio si applica a qualsiasi azienda, dalle stratup alle multinazionali, dalle onlus alle imprese commerciali. Essere coerenti in ogni scelta con la propria filosofia aziendale è essenziale, se si desidera che i propri dipendenti si sentano effettivamente parte di qualcosa.

Documentare il proprio evento

Organizzare eventi aziendali è solo la metà del lavoro: occorre anche renderli memorabili. Come? Documentandoli nel modo giusto, perché ricordarli possa essere un piacere. Non stiamo parlando del filmato imbarazzante che mostra il livello di alterazione alcolica alla fine di un cenone di Natale: nessuno si è mai posto quell’obiettivo nella vita (e a pensarci è strano che sia uno dei pochi obiettivi che vengono sempre raggiunti). L’obiettivo che invece dovremmo porci è il tipo di evento aziendale prima del quale i dipendenti non si precipitano a cambiare i settaggi della privacy su Facebook per evitare di essere taggati. Bisogna aspirare, invece, a una situazione per cui i partecipanti all’evento siano felici di rivivere i momenti trascorsi insieme. La qualità del materiale video e fotografico è spesso colpevolmente sottovalutata. Certo, non ogni evento può ricordare la cerimonia degli oscar, ma questo non vuol dire che l’unica alternativa sia una carrellata di foto amatoriali di impiegati ubriachi con buffi cappellini di natale. Meglio investire in un fotografo e in un video operatore capaci e procurarsi meno materiale di maggiore qualità, un video ben montato e non inutilmente noioso o imbarazzante e una serie di foto che siano spontanee ma non inclementi e che colgano tutti i passaggi fondamentali dell’evento stesso.

Conclusioni

La forza di un brand sta prima di tutto nella coesione interna. Senza arrivare agli eccessi di zelo di alcune grandi compagnie internazionali, che pretendono di dettare legge sul tempo libero dei dipendenti, è tuttavia necessario creare un ambiente armonico, capace di stimolare il team e gli individui a eccellere. Organizzare eventi è un ottimo modo di avvicinarsi a questi traguardi. Laddove possibile, naturalmente, è sempre consigliabile rivolgersi a dei professionisti, dal momento che si tratta di un compito complesso e impegnativo. Se il budget non lo permette, tuttavia, è certamente possibile fare da soli, ma occorre imparare a pianificare con grande cura ogni dettaglio.

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Informazioni sull'autore

Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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