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Organizzare eventi: gli imprevisti più comuni

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Scritto da Angela

Organizzare eventi non è un lavoro adatto a tutti, perché richiede di acquisire e integrare conoscenze diverse. Dovrete essere comunicatori e marketer, ma anche psicologi ed esperti di risorse umane, venditori e manager, creativi e ragionieri e, all’occorrenza, facchini, domatori di leoni e supereroi. Questi sono solo alcuni dei panni che vi troverete a indossare e anche se vi riuscisse di ricoprire tutti questi ruoli nel migliore dei modi, evitando i fallimenti clamorosi che capitano a chi non è portato per questo lavoro, non è detto che tutto funzioni senza intoppi. Il vostro nemico numero uno è la legge di Murphy: se qualcosa può andar male lo farà. Per chi sceglie di organizzare eventi, l’unica realtà davvero prevedibile è che ci saranno degli imprevisti. Gli imprevisti sono molto democratici: capitano all’organizzatore professionista così come al dilettante. La differenza sta nel modo di affrontarli e nel livello di preparazione che serve a proteggere il risultato finale da tutte le variabili in gioco. Quella che segue è una lista degli imprevisti più comuni che vi potranno capitare se deciderete di organizzare eventi, sia che si tratti di una necessità o di una scelta professionale.

La crisi della primadonna: cosa fare se il vostro speaker più importante cancella all’ultimo momento

Questo è l’incubo di ogni planner fin dal primo giorno in cui decide di organizzare eventi. L’incubo si trasforma ogni tanto in realtà. A volte gli assenti illustri sono giustificati: aerei e treni possono arrivare in ritardo o essere cancellati (ve la ricordate l’eruzione del vulcano islandese?) o una violenta influenza può coglierli di sorpresa. Altre volte, semplicemente, il vostro ospite è una brutta persona, che ha deciso all’ultimo momento di piantarvi in asso per andare a giocare a golf e non vi fornirà alcuna spiegazione. Quale che sia il motivo, voi dovete trovare un’alternativa per non essere costretti ad annunciare al pubblico di una sala piena che l’evento è annullato. Come prepararsi a questa eventualità? Occorre lavorare su due fronti. Da un lato tutelandosi in ogni modo possibile rispetto alle cancellazioni, specificando un tempo minimo per la comunicazione di eventuali modifiche al programma. Per essere sicuri che il vostro ospite rispetti il contratto, vi conviene armarvi di pazienza e verificare che ogni passaggio sia svolto correttamente. Supervisionate a distanza il trasporto e chiedete conferma a ogni step (partenza di treni e aerei, percorsi per raggiungere il luogo dell’evento etc). D’altra parte, qualora il vostro ospite fosse davvero impossibilitato a onorare l’impegno, è bene avere comunque un piano b. A questo scopo, assicuratevi di avere un ospite di riserva, che però provveda a preparare il proprio intervento come se dovesse essere l’ospite principale. Contrattempo o meno, non è accettabile transigere sulla qualità.

La rivolta delle macchine

Se i vostri eventi hanno a che fare con la musica, questo imprevisto diventerà talmente frequente da non poter essere considerato un imprevisto. In generale, tuttavia, se il vostro evento necessita di sistemi tecnologici di qualsiasi genere, date per scontato che prenderanno vita e faranno di tutto per rovinare la vostra. Potrà trattarsi di un cavo, di un microfono, di un proiettore o di un router, il risultato sarà lo stesso. Momenti imbarazzanti sul palco, mentre la presentazione non parte o lo speaker parla senza produrre alcun suono. Per evitare questo tipo di inconvenienti, la scelta più saggia è ingaggiare qualcuno che li evita per mestiere. Scegliete di rivolgervi esclusivamente a professionisti di alto livello, che vi forniscano non solo il materiale che vi occorre, ma anche un’assistenza costante e rapida. Naturalmente è anche essenziale fare almeno un soundcheck prima dell’evento in sé, nonché testare tutti gli elementi tecnologici che dovrete utilizzare nel corso dell’evento. Limitate la necessità di essere connessi durante l’evento: se dovete proiettare dei video, per esempio, evitate lo streaming e procuratevi tutto il materiale su un supporto offline. In questo modo ridurrete il numero dei dispositivi che possono abbandonarvi sul più bello, eliminando dall’equazione il router.

Uragani, tempeste di neve e disastri naturali

Qualche volta bastano due gocce di pioggia, altre volte non basta un temporale a scoraggiare i partecipanti a un evento. La vostra abilità sta nel riuscire a determinare con largo anticipo se il vostro evento sia una situazione in cui il pubblico sarà disposto ad affrontare il maltempo o meno. A volte una lieve pioggia non manderà a monte un evento all’aperto in estate e anzi, vi offrirà la possibilità di creare situazioni inaspettate e piacevoli, a patto di aver creato degli spazi riparati e accoglienti per questa eventualità. In altre circostanze – un esempio del tutto a caso che non mi è assolutamente capitato di vivere in prima persona – una violenta nevicata in una città che vede la neve una volta ogni dieci anni finirà per terrorizzare tutti i vostri invitati, convincendoli a restare a casa ad aspettare l’apocalisse. In questo caso l’errore sarà non annullare l’evento: non c’è niente di peggio di una sala vuota, fatta eccezione per cinque persone che vi odiano per non aver annullato in tempo l’evento, impedendo loro di restare sul divano con una cioccolata calda. Accettare la sconfitta e rimandare, in questo caso, è la soluzione più sensata.

Quando non è possibile nascondere il problema, prendetene atto

Ricordate che l’onestà in genere paga. Se c’è un ritardo dovuto a un errore umano e l’attesa si è protratta troppo per pensare che il pubblico non l’abbia notata, non abbandonate una sala a se stessa nell’attesa di un panel o di una performance che sembra non arrivare mai. Informate il pubblico, se necessario personalmente, dell’inconveniente che si è verificato, rassicurate i presenti sul fatto che l’evento al quale desiderano assistere si svolgerà entro un certo tempo (approssimate per eccesso) e offrite un intrattenimento alternativo che avrete prudentemente pianificato prima ancora di organizzare l’evento. Un cocktail o un aperitivo, se ben gestiti, possono tenere a bada una folla impaziente per un’ora o due.

L’arte di organizzare eventi e mantenere l’equilibrio psicofisico

Ci sono una serie di altri imprevisti che tendono a sfuggire alla categorizzazione, in quanto troppo variegati e diversi fra loro. Un fornitore che vi pianta in asso, lasciandovi senza catering, un’improvvisa tensione fra membri dello staff, la realizzazione improvvisa che la scaletta dell’evento contiene un errore: nessuno è immune da questi imprevisti. Il segreto per affrontarli è prima di tutto mantenere la calma e non reagire emotivamente alle situazioni che si presentano. Andare nel panico vi farà diventare parte del problema, mentre il vostro compito è essere parte della soluzione. Un buon esercizio è quello di allenarsi a pensare ai modi alternativi di portare a termine un compito. Pensateci quando le cose vanno bene, pensateci nelle incombenze professionali e personali di tutti i giorni e, qualche volta, mettetevi di proposito in situazioni non familiari, per affinare la capacità di analizzare in fretta un contesto nuovo. Se le sorprese smettono di cogliervi di sorpresa, ce l’avete quasi fatta.

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Informazioni sull'autore

Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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