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Organizzare eventi in location impossibili: una sfida

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Scritto da Angela

Che cosa ci viene in mente quando parliamo di organizzazione di eventi? Non è improbabile che le prime immagini che ci si presentano siano quelle di cene di gala, cerimonie su red carpet, sale conferenze in hotel di lusso e feste esclusive. Certo, tutte queste cose hanno il loro posto nella professione dell’organizzatore di eventi, ma la realtà quotidiana di chi svolge questa professione è spesso assai diversa. Le sfide più appassionanti sono spesso quelle che richiedono l’organizzazione di eventi coinvolgenti in location che non sono state pensate per ospitarli, oppure nell’ottenere risultati eccezionali con budget limitati. A settembre abbiamo organizzato l’apertura di una nuova struttura gestita da due aziende internazionali. La Stolt Nielsen e la Merenzana sono due compagnie che forniscono soluzioni integrate di trasporto e stoccaggio per prodotti chimici di vario genere. La struttura con la quale ci siamo confrontati è un sito deputato al lavaggio dei container ed è gestita da entrambe le aziende. Le operazioni che qui vengono effettuate sono assai complesse e richiedono equipaggiamenti all’avanguardia.

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1. La location

Come si fa a organizzare un evento in una location che non è stata progettata a questo scopo? Sapevamo di dover cominciare da zero, a partire da uno spazio spoglio e prevalentemente all’aperto. Questo vuol dire che, in fase di pianificazione del budget, abbiamo dovuto tenere da conto anche le cose che le location tradizionali forniscono, come il palco, le luci e l’impianto audio. Il cliente ha provveduto a trovare l’intrattenimento musicale, ingaggiando un pianista, un cantante e una band. Sempre il cliente, su nostro suggerimento, ha procurato anche una tensostruttura da utilizzare in caso di pioggia: il buon organizzatore di eventi sa che avere un “piano B” è il modo migliore per non averne bisogno. Una volta provveduto alle necessità basilari, abbiamo dovuto occuparci anche degli elementi che caratterizzano un evento corporate di questa dimensione, come il catering a l’ingaggio di un team di tecnici. La nostra location, in quest’occasione, era anche decisamente carente dal punto di vista scenografico. Gli impianti industriali di per sé non sono particolarmente attraenti, e una struttura di questo genere in particolare non si presta a ospitare un evento mondano. Abbiamo risolto il problema lavorando soprattutto con le luci e i colori. Un uso attento delle luci, se necessario, può bastare a creare atmosfera e impatto visivo in assenza di altri elementi. Abbiamo anche fatto in modo che il catering fosse organizzato secondo uno schema visivo preciso, per farne un elemento decorativo a sé. Alla fine siamo riusciti a trasformare una struttura di cemento grigio piena di container industriali in una location elegante, in cui ogni dettaglio è progettato con cura per offrire ai partecipanti un’esperienza piacevole.

2. Il budget

Meno la location offre in termini di servizi per gli eventi e più è necessario essere attenti nella gestione del budget quando se ne organizza uno. Il nostro scopo in questo caso era riuscire a far rientrare in un budget limitato tutta la logistica, i materiali, le apparecchiature e i macchinari, il tutto senza rinunciare alla qualità. Ora, non importa quanto un organizzatore di eventi possa essere scaltro e abile, c’è un solo modo di ottenere un risultato come questo: l’esperienza. I fornitori normalmente offrono livelli di servizio diversi a seconda del prezzo, ed è necessario avere una rete di contatti vastissima per riuscire a ottenere offerte davvero convenienti per servizi e materiali di alta qualità. La nostra rete di contatti è il frutto di anni di esperienza nel settore degli eventi corporate, e ci permette di trovare i migliori fornitori per qualsiasi tipo di servizio, in tutta Italia. Una volta messa insieme la squadra giusta, il ruolo dell’organizzatore di eventi diventa soprattutto manageriale: si tratta di coordinare gli sforzi e le diverse attività, per fare in modo che ogni aspetto sia curato nei minimi dettagli.

3. Attenzione alla persona: il segreto di un buon organizzatore di eventi

Se dovessimo individuare il vero segreto di un buon organizzatore di eventi, questo sarebbe senz’altro la capacità di dare la giusta attenzione alle persone. Dagli speaker agli ospiti, dal cliente agli intrattenitori, tutti devono essere ascoltati e le loro necessità riconosciute e soddisfatte. Se si pone la giusta attenzione a questo aspetto, si può stare sicuri che l’esperienza complessiva dell’evento sarà positiva. I nostri speaker, in questa occasione, erano i CEO e manager di entrambe le aziende e alcuni rappresentanti delle istituzioni locali. Il pubblico era composto soprattutto da colleghi e dipendenti dei relatori. Noi abbiamo fornito lo stesso livello di ospitalità a tutti, e il nostro staff ha lavorato senza sosta per offrire a ogni singolo individuo un’accoglienza adeguata e un’esperienza gratificante e piacevole.

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Informazioni sull'autore

Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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