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Come far tornare uno sponsor per il tuo prossimo evento

sponsor follow up
Scritto da Angela

E così sei riuscito a ottenere uno sponsor per il tuo evento: congratulazioni! Se gli sponsor sono addirittura più di uno, è ragionevole pensare che tu stia godendo della soddisfazione di un lavoro molto ben fatto. Se pensi che sia finita qui, però, ti sbagli. Come ogni bravo organizzatore di eventi sa, infatti, lo stress della preparazione e dell’organizzazione non è nulla in confronto a quello dell’evento vero e proprio. Nel corso di qualche ora o di qualche giorno si stabiliranno i risultati di tanto impegno e clienti, partecipanti e – in questo caso – sponsor, non mancheranno di mettere i voti ai risultati raggiunti. Una volta terminato l’evento, tuttavia, è importante fare in modo che questi “voti” non vadano persi. Il feedback è un elemento essenziale e quello di chi ti ha offerto un contributo economico è doppiamente importante. Lasciar cadere nel vuoto i rapporti con i tuoi sponsor il giorno dopo l’evento è un errore madornale, che riduce le possibilità di future collaborazioni. Ecco come gestire il follow-up di una sponsorizzazione ben riuscita.

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Pensa al futuro

Acquisire uno sponsor partendo da zero non è facile: occorre costruirsi in tempi brevi una credibilità tale da convincere qualcuno a investire in un progetto. Naturalmente bisogna anche offrire una contropartita valida e, di conseguenza, bilanciare il valore dell’offerta con la cifra che viene richiesta. Se hai in programma di organizzare in futuro lo stesso evento (o anche un evento simile), potrai risparmiarti tutta questa fatica preliminare, costruendo un rapporto di stima e fiducia con gli sponsor che hai già trovato e convincendoli a tornare.

Raccogli i dati giusti

Prima di pianificare l’incontro di follow-up con gli sponsor, raccogli tutti i dati dei quali può essere interessante discutere e organizzali in un report dettagliato delle sponsorship del tuo evento. Assicurati di avere numerose foto e video che possano testimoniare l’attuazione del progetto di sponsorship così come era stato concordato. Non dimenticare di fotografare tutti i prodotti e la loro collocazione e qualsiasi altro elemento fisico che sia indicativo dei benefit che gli sponsor hanno ricevuto. Fai anche molte foto dell’evento vero e proprio, in particolare dei partecipanti (per poter dimostrare che il tuo evento è stato un successo e ha attirato un pubblico vasto) e di tutti i momenti di maggior successo dell’intera iniziativa. Compila una lista di tutti i rappresentanti dello sponsor che hanno preso parte all’evento e dei ruoli che hanno svolto, prendendo nota delle interazioni più significative. Prenditi anche del tempo per incontrare il tuo team e raccogliere tutte le informazioni che ti sembrano utili. L’obiettivo è riuscire a stabilire se lo sponsor abbia effettivamente raggiunto i risultati che si era prefissato nel decidere di finanziare l’evento e, se così non fosse, individuarne i motivi.

Organizza un meeting con i tuoi sponsor

Probabilmente, una volta finito il tuo evento, l’unica cosa che desideri è prenderti qualche giorno di pausa e poi cominciare a pianificare il prossimo. Se hai ricevuto delle sponsorizzazioni, però, c’è ancora un passaggio importante, che non deve essere trascurato. Organizza un meeting con i rappresentanti dei tuoi sponsor per un debrief sull’evento. Al di là dell’utilità oggettiva di un incontro di questo genere, è anche un modo per dimostrare ai tuoi interlocutori che apprezzi il loro investimento e che la loro opinione ti interessa anche una volta che la vostra transazione è stata completata. Non organizzare un meeting del genere, per quanto sia un errore piuttosto comune, è sempre una mancanza di rispetto verso chi ha finanziato un evento, poiché lascia intendere che, una volta intascata la cifra pattuita, l’organizzatore non sia più interessato ad avere a che fare con lo sponsor. Si può invece stare certi che lo sponsor, sia che l’esperienza lo abbia soddisfatto sia che lo abbia deluso, vuole ancora avere a che fare con l’organizzatore. Un incontro post evento sarà una miniera di informazioni utilissime, di cui fare tesoro per i prossimi eventi. Che cosa ha funzionato e che cosa, invece, ha lasciato a desiderare? In quali momenti gli sponsor hanno ricevuto maggiore attenzione dal pubblico? I risultati che lo sponsor si era prefissato (per esempio sottoscrizioni, ordini o lead) sono stati raggiunti? Con che margine? E, se non sono stati raggiunti, cosa è andato storto? L’evento si è svolto come indicato nel progetto che era stato esaminato dallo sponsor? Il numero di partecipanti è stato quello predetto? Che impressione hanno avuto i rappresentanti degli sponsor dell’evento nel suo complesso? Quali soluzioni si possono implementare per rendere ancora più proficuo un futuro evento? Affrontare questi temi è essenziale, per garantirsi rapporti continuativi e facilitare il lavoro organizzativo in futuro.

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Informazioni sull'autore

Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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