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Formazione

Workshop: perché dovreste organizzarne uno

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Scritto da Angela

Per tutta la prima parte della mia vita professionale, ho ritenuto che gli eventi formativi fossero l’equivalente adulto di quando a scuola ti capitano due compiti in classe nello stesso giorno. La metafora è adolescenziale, ma adatta alla situazione, perché adolescenziale era anche l’atteggiamento mio e di tutti i miei colleghi non appena la parola “workshop” o “corso di formazione” compariva su una circolare (era un ufficio fantozziano, quindi avevamo le circolari). Si faceva a gara a sedere in fondo alla sala e si fingeva di prendere appunti per una decina di minuti, prima di ripescare i trucchi del liceo e appoggiare la fronte alla mano, addormentandosi e sperando di non cadere a faccia in giù sul collega davanti. Eravamo forse un ufficio di irresponsabili? No, semplicemente gli eventi formativi in quell’azienda erano organizzati molto male. Ci sono voluti molti anni perché mi accorgessi che un workshop non è una colossale perdita di tempo, messa in atto da una persona annoiata che parla di un argomento che conosce poco a una stanza di persone che aspettano la pausa caffè. Un workshop è, a conti fatti, un’ottima idea per qualsiasi ambito professionale, se ben gestito.

Perché dovreste organizzare un workshop, chiunque voi siate

Il primo equivoco nel quale si tende a cadere è che a organizzare un workshop o un qualunque evento formativo debba essere per forza un’azienda, con l’intento di fornire un supporto formativo ai propri dipendenti. Questo pregiudizio, che sta fortunatamente sparendo anche se tende a persistere in Italia più che all’estero, deriva da una concezione istituzionale e scolastica della formazione. Siamo abituati a pensare che chi possiede una certa conoscenza o determinati strumenti debba impartire un insegnamento a chi manca di quelle nozioni. Il processo è lineare e prevede un elemento attivo, che è incaricato di decidere sulla gestione del processo di apprendimento, e uno passivo, che deve limitarsi ad assorbire per poi mettere in pratica quanto appreso in un secondo momento. Questo modo di concepire la formazione degli adulti non è solo estremamente noioso, è anche inefficace. A prendere l’iniziativa di organizzare un workshop, un seminario o un corso di formazione, può – anzi dovrebbe – essere chi ha interesse a imparare qualcosa di nuovo o a migliorare un’abilità già acquisita. Certo, in qualche caso è più semplice iscriversi al corso che più ci interessa e sperare di trarne il meglio, ma non è detto che le opportunità formative che desideriamo siano disponibili nel luogo e nel momento che ci interessa. Prendere l’iniziativa di organizzare un workshop può essere la risposta naturale al desiderio di migliorarsi professionalmente e, al tempo stesso, di avere un ruolo attivo in questo processo di miglioramento. Senza contare che, qualunque sia il vostro ambito professionale, essere gli iniziatori di un workshop interessante, con personalità di rilievo nel vostro campo, si rivelerà una fonte privilegiata di contatti con altri professionisti del vostro settore, con i quali condividere la formazione, ma anche potenziali progetti futuri.

Da dove cominciare


Mettiamo che vi siate convinti a organizzare un workshop: da dove conviene iniziare? Come sempre, il punto di partenza è un punto interrogativo, nel senso che è bene rispondere a una serie di domande. Quali sono gli obiettivi che vogliamo raggiungere? Quale deve essere il focus del nostro workshop? Chi potrebbe condurre il workshop? Per rispondere a questa domanda, stilate una lista dei professionisti il cui lavoro vi ha suscitato autentica ammirazione: se dovete imparare, imparate dai migliori. Altre domande che dovreste porvi sono: chi potrebbe partecipare? Quali conoscenze o abilità pregresse sono necessarie? Rispondere a questi interrogativi può essere il vostro punto di partenza. Ce ne saranno molti altri, naturalmente, ma sono tutti subordinati a ciò che deciderete in questa fase. Un workshop deve essere un’occasione di condivisione di conoscenze in più direzioni e, per questo motivo, i partecipanti saranno fondamentali nel gestirne le dinamiche, almeno quanto l’insegnante o il coordinatore. In questa fase è opportuno iniziare a pianificare l’aspetto logistico ed economico del vostro workshop, ipotizzando una serie di possibili location e opzioni di finanziamento dell’intero progetto. Man mano che il quadro definitivo emergerà dal vostro lavoro di programmazione, potrete addentrarvi nei dettagli. In base allo speaker o al docente che sceglierete, per esempio, potrete identificare un certo budget e quindi determinare quanti partecipanti vi occorreranno per coprire le spese e a quale prezzo per singolo partecipante. In base a questo sceglierete la location e tutti i servizi collaterali.

Un giorno non vale l’altro


Che voi siate liberi professionisti o studenti, titolari di un’azienda o consulenti, se siete ben inseriti nel vostro ambito professionale dovreste essere informati sugli eventi più rilevanti del vostro settore. Per massimizzare la partecipazione al vostro workshop, è essenziale che questo non si svolga in concomitanza con un evento o una ricorrenza che vedano impegnato il vostro pubblico di riferimento da un’altra parte. Fiere di settore, eventi sportivi o culturali e festività religiose devono essere presi in considerazione nel processo di scelta di una data per il vostro evento. Occasionalmente potrà capitarvi di dover resistere a qualche tentazione, come uno speaker di rilievo che si dichiara disponibile solo nel giorno in cui sapete per certo che una larga fetta del vostro pubblico sceglierà di guardare una partita di coppa, oppure la location che vi offre uno sconto proprio nel giorno di inizio di un prestigioso trade show del vostro settore. Questo è il momento di essere forti: meglio rimandare un evento, piuttosto che ritrovarsi a organizzarne uno fallimentare, inutilmente costoso e con una partecipazione inferiore alle aspettative.

Budget


Organizzare un workshop non deve per forza comportare una spesa elevata, ma certamente non è un’impresa priva di costi. Oltre ai compensi e al costo della location, dovrete preoccuparvi anche della promozione, del catering e, in alcuni casi, del trasporto e dell’ospitalità non solo dei vostri collaboratori, ma anche dei partecipanti. Le piccole aziende e i liberi professionisti, in genere, tendono a lasciare queste ultime due incombenze ai partecipanti stessi. Anche riducendo al minimo i costi vivi, può essere complicato far quadrare i conti. Se il vostro workshop è di piccole dimensioni, è improbabile che troviate degli sponsor, ma potreste ottenere servizi che sono l’equivalente di un finanziamento in denaro. Per esempio, se a ospitarvi è un locale o anche solo uno spazio di coworking, potreste ottenere un consistente sconto o addirittura l’uso gratuito della location, in cambio di un’esposizione non ampia, ma mirata, proprio come il vostro pubblico.

Conclusioni

Questo piccolo compendio non ha assolutamente l’ambizione di esaurire l’argomento, che è complesso e richiederà ulteriori approfondimenti in futuro. L’obiettivo è semplicemente quello di suggerire un’idea diversa del concetto di apprendimento e di formazione nell’età adulta: non un’incombenza che intralcia il lavoro, ma un privilegio e un piacere.

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Informazioni sull'autore

Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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